お客様から「警告書が来たのでどう対応すればよいか」という相談を受けたりします。
実質的に内容は「警告書」であることもあるのですが、「通知書」等の別の表題だったりします。
ふつうは文末に「本書面受領から2週間以内に回答なき場合は、~法的処置を~」みたいなことが書いてあるので、受け取った側は相当焦ってしまいます。
ただし、ここで気を付けるべきは「相手はこちらの情報をとりたいだけの場合がある」ということです。この場合、不必要に情報を与えてはいけません。カモネギ状態(ネギを背負ったカモ状態)になってしまいます。一方で、何も情報を与えないと、解決しないかもしれません。
また、このような対応は実際のところ、ビジネスライクのようでいて、実は人の感情が大きく影響します。初動を間違えると感情がもつれて結構大変なことになります。お金ではなく、感情のレベルになってしまうともう大変。本来使うべき人とお金と時間を感情のために浪費することになってしまいます。
また、理想を求めることは非常に重要ですが、現実的な落としどころというのも理解した上で進める必要があります。
実際にやり取りをしていると、将棋を指している感覚に近いです。「相手がこう来たので、このレベルで返す。」「こう返しては相手を刺激しすぎるからまずい。」「ここは一気に反論の余地なく潰す内容で返す。」「次にこう返して来る可能性があるので、その主張をけん制しつつ刺激しない範囲で準備を匂わせる。」「ここが多分落としどころだからこんな表現とする」のように回答のレベルや内容を調整することが本当に重要です。一言一句や助詞の使い方に意味を持たせる必要があります。この匙加減が非常に重要です。
また、代理人を使うことで、「代理人に任せてある」という一言でこれ以後の直接対応を避けることができます。
経験上、このバランスが優れたうちの事務所をよろしくお願いします。という宣伝でした。